Как правильно вести деловую переписку

При написании писем, как личных, так и деловых, не стоит забывать о нескольких простых правилах, которые сделают ваше общение ещё более эффективным и результативным.






Тема письма

Тема письма - очень важный элемент деловой переписки. Это краткое сообщение основной мысли вашего письма. В последствие вам будет намного проще найти нужное письмо. Указывая в письме заголовок, мы демонстрирует свое уважение адресату.

Если вы пишете незнакомому человеку, то тема - это первое впечатление о вас. Ее формулировка должна отражать основной смысл вашего письма, но при этом не быть слишком общей. Например, не стоит начинать важное деловое письмо темой «Добрый день» За этим бессмысленным, с точки зрения функций, которые выполняет тема письма, обращением, может стоять все что угодно. А чаще всего - спам. Поэтому вряд ли ваш адресат оценит всю важность той информации, которую вы хотите ему сообщить.

Формат письма

Длина письма должна отражать стиль вашей беседы: если вы рассчитываете на быструю реакцию, сообщение должно быть сформулировано коротко и по существу. Поэтому, если письмо действительно важное, и вы ждете на него ответ, напишите об этом в конце письма. А если вы ждете ответ немедленно, то лучше всего сказать об этом адресату по телефону или лично.

Не стоит использовать в деловых письмах ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ. В сети это воспринимается, как будто вы кричите, проявляете свои эмоции, это сразу же настораживает, и возможно даже злит получателя письма, и уважение к вам в его глазах стремительно падает.

Также не стоит перебарщивать с употреблением выделения текста жирным шрифтом, курсивом или цветными шрифтами. Не стоит забывать, что это деловое письмо и чрезмерное выделение может помешать восприятию информации.

Кроме того, в деловой переписке не уместны смайлики. Да и вообще, эмоции не уместны.


Обращение

По имени? Или по имени отчеству? Здесь нет однозначного ответа на этот вопрос. Потому как расходятся точки зрения у менеджеров (особенно молодых компаний, а также компаний, перенимающих свои ценности с запада) и у языковедов. Поэтому общее правило таково: если вы пишите в западную компанию, или организацию, ориентированную на западные бизнес-ценности, то обращение просто по имени будет вполне уместным. А в госучреждения и предприятия, которые сохранили свой стиль с советских времен, лучше писать, обращаясь по имени и отчеству.


"Вы" или "вы"?

И здесь не всё так однозначно. Если бы речь шла о письменном сообщении, а не в электронном письме, то тут всё понятно - "Вы" с заглавной буквы. А вот в сети Интернет Институт русского языка рекомендует использовать при обращении "вы" со строчной буквы, объясняя это тем, что сообщения электронной почты не относятся к личным письмам в традиционном смысле слова.


Как писать ответ

Ответ рекомендуется писать отвечая на предыдущее письмо. Во-первых, и вы и адресат сразу вспомните, о чем шла речь ранее, а во-вторых, это очень удобно, когда каждая тема структурирована и располагается в конкретной папке вашего электронного ящика.


Подпись

Подпись позволяет идентифицировать вас и дает адресату альтернативные способы связаться с вами (обычно указываются факс и телефон), а иногда ваша подпись может оказаться единственным средством для адресата понять, кто вы.

Считается, что оптимальная длина подписи от четырех до семи строчек. Традиционно она включает в себя ваши имя, фамилию, должность, название организации и контактную информацию (номер телефона, скайп, факс)

Возможно использование в подписи какой-либо фразы или афоризма, но избегайте при этом тем, связанных с религией, политикой, национальностью и других, которые могут показаться оскорбительными.


Эффективных писем вам и отзывчивых клиентов!





#деловаяпереписка #учимсяписатьписьма

Избранные посты
Недавние посты
Архив
Поиск по тегам
Тегов пока нет.
Мы в соцсетях
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square